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Formation mixte – Gestion du temps et optimisation d’Outlook : Apprivoisez le temps par l’utilisation judicieuse d’Outlook

Vous êtes débordé ? Quelques pistes pour une nouvelle gestion de votre temps!

Une journée de formation qui concilie l’amélioration de votre comportement face à la gestion du temps et vos performances en Outlook !!

Lors de cette journée pragmatique et interactive, vous aurez l’occasion d’analyser votre comportement par rapport à la gestion du temps et d’identifier ensuite les aspects dans lesquels vous êtes bon et ceux dans lesquels vous êtes perfectible.

Des pistes vous seront proposées afin de mieux gérer les priorités, d’identifier les chronophages, de gérer les imprévus, les dérangements, de pouvoir dire non.

Vous apprendrez également à utiliser Outlook de manière optimale.

Enfin, nous verrons ensemble sur quelles ressources s’appuyer afin de changer de comportement.

Au terme de l’atelier, des fiches techniques concrètes et utilisables au quotidien vous seront remises.

Objectifs

  • Optimisez l’organisation de votre emploi du temps dans vos activités
  • Utilisez Outlook pour baliser vos objectifs, vos priorités et votre planification
  • Créez des automatismes pour travailler de manière encore plus efficace
  • Connaissez et appliquez les grandes Lois du temps

Contenu

Le cours alterne les notions théoriques, les exercices pratiques et l’étude des fonctions de Microsoft Outlook qui apportent une aide dans la gestion du temps.

GESTION DU TEMPS

Qu’est-ce que gérer son temps ?

  • Définition du temps
  • Test : Déterminer son comportement par rapport à la gestion du temps
  • Identifier ses points forts et ses points faibles
  • Comment agir efficacement ?

Quelques outils :

  • La Matrice d’Eisenhower ou comment gérer les priorités
  • Identifier les tâches à déléguer
  • L’art de déléguer : tips & tricks
  • Identifier et gérer ses chronophages
  • Exercice : analyse de sa courbe de dérangement
  • Planification d’une « heure calme
  • Développer son assertivité : savoir dire « non »

Exercices sur fiches introduisant les notions de comportement vis-à-vis du temps

  • Gestion et répartition du temps
  • Existence de projet(s) mais aussi d’objectif(s) à court, moyen et long terme
OPTIMISER L’UTILISATION D’OUTLOOK

Bien communiquer et pratiquer le feed back

  • Exercice pratique
  • Exercice Outlook pour optimiser le canal de communication (volet Messagerie)

Fixer des Objectifs

  • Exercices pratiques sur fiches
  • Exercices pratiques avec Outlook (volet Tâches)

Établir des Priorités et Déléguer

  • Exercices pratiques sur fiches
  • Exercices pratiques avec Outlook (volets Tâches, Notes)

Planifier les Tâches

  • Exercices pratiques sur fiches
  • Exercices pratiques avec Outlook (volets Tâches, Agenda, Contacts et Journal)

Identifier et combattre les Voleurs de temps (Externes, internes, triangle dramatique, grille RPOA…)

  • Exercices pratiques sur fiches
  • Aides avec Outlook (Volets Contacts minuteur inclus, Outils de recherche, Règles …)

-Adopter les bonnes pratiques de messagerie: envoyer un mail, téléphoner ou rencontrer
-Écrire des objets/sujets précis, rédiger des messages clairs et concis, limiter les copies, limiter les documents attachés, utiliser l’indicateur de suivi, faire expirer ses messages, demander l’opinion par vote
-Optimiser l’utilisation des options avancées d’Outlook, elles vous feront gagner un temps précieux !
-Utiliser des modèles pour les messages répétitifs
-Gérer sa boîte de réception
-Méthode BDD – Base de données
-Méthode TTC – Toucher, Traiter, Classer
-Utiliser les dossiers de recherche pour regrouper rapidement des messages quel que soit l’endroit où les dossiers ont été classés
-Gérer ses tâches et priorités avec le dossier tâches: créer des listes, documenter, assigner, faire des suivis…
-Gérer de multiples projets (simples) avec le dossier tâches
-Choisir les bonnes catégories pour regrouper ses tâches par projet, sujet, client, type de tâches…
-Visualiser et gérer sa charge de travail quotidienne, hebdomadaire, mensuelle dans le dossier calendrier
-Comment établir des règles qui permettront à Outlook de travailler à votre place dans certains cas?
-Découvrir tous les trucs et astuces (incluant les raccourcis – clavier les plus utiles)

En option

1. 1 an de Helpdesk

2. 1 an d’astuces mensuelles sous format de vidéos en ligne

Remarques

Certaines de nos formations sont dispensées en français, néerlandais, anglais (sur demande).

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