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Outlook et OneNote (suite Office) : Le duo gagnant pour une efficacité optimale !

Outlook et OneNote sont deux outils incontournables qui vous permettront à la fois de gérer votre temps et vos priorités tant au niveau de vos mails que de vos tâches mais également de prendre des notes efficacement et de les partager facilement!

Une journée qui vous permettra d’exploiter toutes les ficelles de ces deux logiciels afin de gagner un temps précieux au quotidien!

Objectifs

Au terme de cette formation pratico-pratique, les participants seront en mesure de :

  • Utiliser OneNote de manière à créer, modifier et partager vos notes
  • Préparer, pendant la réunion, vos actions à prendre afin qu’elles soient immédiatement transformées en tâches Outlook
  • Insérer tous les objets dont vous avez besoin pour votre réunion en un seul endroit : extraits de mails, vidéos, images, tableaux, graphiques, …
  • Organiser votre boîte de réception de manière à tendre vers « l’Inbox to Zero »
  • Mettre des priorités à vos tâches
    Déléguer certaines tâches et en suivre l’évolution
  • Utiliser Outlook comme un vrai assistant personnel qui effectue certaines tâches à votre place

Contenu

La matinée – Utilisez Outlook comme un vrai assistant personnel
  • Rapide rappel des bonnes pratiques de messagerie: envoyer un mail, téléphoner ou rencontrer ?
  • Écrire des objets/sujets précis, rédiger des messages clairs et concis, limiter les copies, limiter les documents attachés, utiliser l’indicateur de suivi, faire expirer ses messages, demander l’opinion par vote,…
  • Donner des priorités à certains mails dès leur arrivée
  • Gérer le traitement des mails avant leur envoi
  • Gérer sa boîte de réception:
    • MéthodeBDD–Basededonnées
    • MéthodeTTC–Toucher,Traiter,Classer
  • Utiliser les fonctionnalités d’Outlook afin de gagner du temps pour les messages répétitifs
  • Utiliser les dossiers de recherche pour regrouper rapidement des messages quel que soit l’endroit où les dossiers ont été classés
  • Utiliser les options avancées d’Outlook dans le but de gagner du temps et de mieux s’organiser
  • Comment établir et gérer les règles qui permettront à Outlook de travailler à votre place dans certains cas?
  • Liens entre les mails et les tâches
  • Découvrir tous les trucs et astuces qui vous permettront de mieux gérer votre temps et vos priorités
L’après-midi – OneNote et son intégration avec Outlook

Découvrons OneNote

  • Démarrer OneNote et en explorer les fonctions
  • Afficher des notes existantes
    Enregistrer des données OneNote

Principes d’utilisation et de fonctionnement

  • Description de la fenêtre
  • Commandes
  • Organisation du stockage des notes (dossiers, sections, pages, sous- pages…)

Saisir l’information de multiples façons

  • Gestion de l’écran et saisie de notes manuscrites
  • Enregistrement de notes audio
  • Création de schémas ou de diagrammes
  • Insertion d’images, de textes et d’autres informations provenant d’un site Web
  • Saisir des notes dans une autre langue

Organiser l’information OneNote

  • Création de blocs-notes, dossiers et pages personnalisés
  • Recherche d’informations
  • Gestion de repères Note Flags
  • Ordonnancement et mise en forme des notes

Accès rapide à l’information

  • Accès aux notes les plus récentes
    Création de rappels dans OneNOte/Quick Pane Sécurité dans OneNote

Partager des notes

  • Envoyer des notes par courriel
  • Imprimer des notes
  • Publier des notes sur des pages Web Collaborer avec des collègues

Intégration avec Office

  • Intégration avec Word, Excel, PowerPoint et Outlook
  • Importer et copier l’information à partir d’autres applications

Nombreux trucs & astuces!

En option

  1. 1 an de Helpdesk
  2. 1 an d’astuces mensuelles sous format de vidéos en ligne

Formation sur mesure

Évaluation des niveaux (test) et des attentes (questionnaire) en ligne

Le programme (contenu – durée) d’une formation sur mesure peut être adapté et affiné en fonction du test de connaissances et du questionnaire des attentes.
Les groupes sont constitués par niveau, en fonction des connaissances et attentes des participants.

1) Test de niveau en ligne
2) Formulaire sur les attentes en ligne
3) Correction des tests et consolidation des résultats de la part de notre formatrice
4) Envoi du rapport à l’équipe d’encadrement avec une proposition de contenu sur mesure, de la durée et des groupes homogènes (recommandations)

Remarques

Certaines de nos formations sont dispensées en français, néerlandais, anglais (sur demande).

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