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Outlook Avancé : Gagnez en efficacité en gérant mieux vos mails et vos priorités

La gestion de votre temps et de vos priorités est importante au quotidien : Outlook est l’outil incontournable qui vous aidera à vous organiser de manière efficace !
Cette session très complète allie de multiples conseils liés à la gestion du temps et la découverte approfondie d’Outlook.

Objectifs

Grâce à cette formation, principalement basée sur la pratique, vous obtiendrez:

  • Une meilleure gestion de votre temps, de vos priorités et de vos projets
  • Une meilleure gestion de vos mails
  • Des conseils pratiques adaptés à vos besoins
  • Une plus grande maîtrise des multiples possibilités offertes

Contenu

Configuration Outlook
  • Options et paramètres
Serveur Exchange
  • Avantages
Environnement Outlook
  • Messagerie, tâches, calendrier, contacts, notes, journal, dossiers de recherche, dossiers publics, affichages, favoris …
  • Créer et modifier des vues en Outlook
  • Recherche de données dans Outlook : filtrage et options de recherche avancée, formatage automatique : couleurs et règles
  • Activer et désactiver l’assistant Out of Office
  • Fusion publipostage Outlook vers Word
Messagerie
  • Adopter les bonnes pratiques de messagerie : envoyer un mail, téléphoner ou rencontrer ?
  • Communiquer avec Outlook : rédiger et envoyer un message, joindre un fichier à un message, demander un accusé de réception, répondre à un message, transférer un message
  • Ecrire des objets/ sujets précis, rédiger des messages clairs et concis, limiter les copies, limiter les documents attachés, utiliser l’indicateur de suivi
  • Paramétrer une signature automatique
  • Gérer sa boîte de réception et l’organiser de manière optimale
    o Méthode BDD – Base de données
    o Méthode TTC – Toucher, Traiter, Classer (en utilisant des dossiers et des sous-dossiers)
  • Utiliser des modèles et les « Pièces rapides » pour les messages répétitifs
  • Utiliser les dossiers de recherche pour regrouper rapidement des messages, quel que soit l’endroit où les dossiers ont été classés.
  • Organiser ses dossiers et archiver
  • Comment personnaliser Outlook pour répondre à vos besoins ?
  • Comment personnaliser l’affichage des informations ?
  • Utiliser les catégories de couleur pour mieux s’organiser
  • Comment établir et gérer les règles qui permettent à Outlook de travailler à votre place dans certains cas ?
  • Gestionnaire d’absence
  • Gestion efficace de la boîte emails : répertoires, catégories, tri de données, mettre de l’ordre dans la boîte de réception, filtrage spam-mail
  • Archivage des messages dans Microsoft Outlook : automatiquement ou manuellement ? Faire un backup
Contacts
  • Créer des contacts
  • Regrouper des contacts par catégorie
  • Créer un publipostage
  • Partager des contacts
  • Gestion efficace des contacts : action émanant / à l’intention des personnes de contact : lien entre les personnes de contact, partager un agenda, effectuer une tâche…
Tâches
  • Créer une liste de tâches
  • Suivre des tâches
Calendrier
  • Les différents affichages
  • Créer, supprimer ou modifier des rendez-vous
  • Créer des rendez-vous récurrents
  • Partager des calendriers
  • Inviter d’autres personnes à une réunion via Outlook et gérer les réponses
  • Définir une échéance ; les rappels
  • Collecter par un bouton de vote
  • Transformer un mail en tâche ou en rendez-vous
Trucs et astuces pour mieux gérer son temps et ses priorités

En option

  1. 1 an de Helpdesk
  2. 1 an d’astuces mensuelles sous format de vidéos en ligne

Formation sur mesure

Évaluation des niveaux (test) et des attentes (questionnaire) en ligne

Le programme (contenu – durée) d’une formation sur mesure peut être adapté et affiné en fonction du test de connaissances et du questionnaire des attentes.
Les groupes sont constitués par niveau, en fonction des connaissances et attentes des participants.

1) Test de niveau en ligne
2) Formulaire sur les attentes en ligne
3) Correction des tests et consolidation des résultats de la part de notre formatrice
4) Envoi du rapport à l’équipe d’encadrement avec une proposition de contenu sur mesure, de la durée et des groupes homogènes (recommandations)

Remarques

Certaines de nos formations sont dispensées en français, néerlandais, anglais (sur demande).

Témoignages

Formatrice dynamique - Quantité de matière qui permet de progresser - Les outils à disposition ont été très pratiques

V. Sophie - CPAS de Soignies (2018)
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