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Retour d’absence d’un travailleur : Menez votre entretien efficacement et positivement! Votre arme contre l’absentéisme!

De retour d’absence après congé maladie ou autre congé légal de longue durée, il est prévu que l’encadrement des personnes réintégrant les services conduise un entretien spécifique lors de cette reprise.

Comment mener cet entretien et en faire un outil motivant dans le cadre de la reprise du collaborateur ?

Un entretien de retour est un entretien à double sens entre le chef d’équipe et son collaborateur, pendant lequel la collaboration future de ce dernier est discutée en vue de son optimisation. Il permet d’aborder sa bonne ré-intégration au service.

Cet entretien permet une mise au point quant à l’adaptation de la personne dans son environnement de travail, le soutien dont elle dispose, ses souhaits et ses intentions pour le futur. Il permet aussi d’établir de nouveaux objectifs personnels et professionnels.

L’entretien de retour ne vise pas à émettre un jugement, mais à créer des conditions propices à la reprise, et à pointer les améliorations à apporter aux tâches, à la collaboration au sein de l’équipe, aux conditions de travail et à la bonne utilisation des compétences du collaborateur.

Contenu

Sens et règles communes

Entretien de reprise, pour quoi faire ?

Différents types d’entretien : Processus

  • Cadre légal de l’entretien ;
  • Comment communiquer auprès du collaborateur sur cet entretien ;
  • Comment faire :

–  objectifs visés (pourquoi) ;

– qui réalise l’entretien et qui y assiste (qui) ;

– les règles du jeu de l’entretien, un document support ou non (comment) ;

– le suivi.

Construire un entretien de reprise efficace

Structurer un entretien efficace avec le cycle de la relation en 4 étapes :

  • Préparer l’entretien : thème, objectif, points clefs… Se renseigner sur la situation du collaborateur (où, quoi, comment, ce qui est légal et non, …) … Se préparer
  • Poser les bases d’un entretien réussi :
    • Accueillir son collaborateur
    • Définir et communiquer l’objectif de l’entretien
    • Poser un cadre : les modalités de l’entretien
  • Traiter le sujet
  • Conclure l’entretien : bilan et élan
  • Retour à la ligne hiérarchique et aux Ressources Humaines
Adopter une communication efficace
  • Bien comprendre ce que son collaborateur veut dire avec les techniques d’écoute active
  • Formuler une demande (objectif à atteindre, cadrage, mécontentement, …)
  • Gérer les aspects émotionnels de l’entretien : stress, déception, colère …
  • Accueillir et gérer une demande, une peur ou un mécontentement
  • Développer la confiance et la motivation de son collaborateur en nourrissant son besoin de reconnaissance
  • Planifier un futur entretien et le suivi des objectifs convenus
  • Auto-évaluer sa conduite d’entretien
Connaître les fonctionnements de chacun : le sien, et celui de son collaborateur
  • Repérer les 3 leviers de l’autorité : le trépied de l’autorité (institution, compétences, personnalité)
  • Pratiquer la dissociation, les acteurs de l’entretien : la structure, la fonction de manager et soi-même ; le collaborateur dans sa fonction, le collaborateur en tant que personne
  • S’outiller pour gérer les aspects interpersonnels de l’entretien : apport d’outils de communication interpersonnelle en fonction des profils et souhaits des chefs d’équipe (ex les « messages contraignants », le triangle dramatique, les types de personnalité…)
Appliquer les connaissances acquises aux situations des stagiaires

Plusieurs problématiques exprimées par les participants seront traitées. En début de formation, un temps d’écoute sera posé pour entendre les attentes des stagiaires et les situations spécifiques rencontrées

Points également abordés lors des entretiens de retour :

  • Confier une responsabilité : quoi, sens, comment, identifier les conditions et critères de réussite, accompagner de manière adéquate le collaborateur pour qu’il s’approprie la mission…
  • Animer un entretien de suivi après reprise : la règle des 2 tiers – 1 tiers, permettre au collaborateur d’évaluer sa performance, fixer des objectifs futurs
  • Recadrer ou gérer un hors-jeu
  • Gérer la motivation …
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